Навіщо громадським організаціям потрібне публічне звітування і як це робити?

Інформування громадськими організаціями про свою діяльність є показниками відкритості та прозорості, що є вкрай важливим у демократичному суспільстві. Зручним та інформативним інструментом для цього виступає публічний звіт. Представники Ренійського ресурсного центру для неурядового сектору, який працює в Одеській області, підготували роз’яснення щодо призначення публічного звіту та відповіли на запитання чи обов’язково його готувати громадським організаціям. Також визначили потенційних адресатів для звіту та окреслили алгоритм та практичні поради для підготовки документа.

Що таке публічний звіт і чи зобов’язані громадські організації його готувати?

Публічний звіт - це документ, який демонструє діяльність організації за минулий рік. Звіт інформує як громадськість, так і донорів та партнерів, як громадська організація реалізовує проєкти та/або цілі, закладені в її Статуті. Документ виконує не тільки звітну функцію, але й презентаційну, інформаційну та навіть фандрейзингову функцію. Тобто, детальний та інформативний звіт може стати ключовим фактором у переговорах з донорами щодо отримання фінансової підтримки для реалізації нових проєктів. 

Підготовка публічних (річних звітів) звітів може бути також корисна для самих громадських організацій у контексті оцінки власної діяльності.

Завдяки подібним звітам громадський сектор має змогу:

• проаналізувати свою діяльність, оцінити слабкі та сильні сторони, що може позитивно сприяти розвитку організації;

• підвищити цінність та значущість організації в очах команди та партнерів, які матимуть змогу краще розуміти основні напрямки діяльності організації, її витрати та доходи;

• допомогти залучити ресурси, клієнтів та партнерів. У тому числі публічний звіт як PR-інструмент може слугувати базою для промоційних матеріалів громадської організації.

Важливо зазначити, що публічний звіт не є тотожним до фінансового або аудиторського звіту, які відповідно до чинного законодавства, є обов’язковими для подання громадськими організаціями до контролюючих органів. Тобто, громадська організація не понесе відповідальності за неоприлюднення публічного звіту.

Тим не менш, одним із принципів створення і діяльності громадського об’єднання є прозорість, відкритість та публічність. Прозорість та відкритість передбачає право всіх членів (учасників) громадського об'єднання мати вільний доступ до інформації про його діяльність, у тому числі про прийняті громадським об'єднанням рішення та здійснені заходи, а також обов'язок громадського об'єднання забезпечувати такий доступ. Публічність означає, що громадські об'єднання інформують громадськість про свою мету (цілі) та діяльність.

Тому з метою дотримання вищезазначених принципів та стандартів, рекомендуємо громадському сектору уніфікувати інформацію про свою діяльність у вигляді єдиного документа – публічного звіту (річного звіту), який своєю чергою може інтегровано включати також інформацію з фінансового звіту (фінансові показники громадської організації).

Кому може бути цікавим публічний звіт громадської організації?

Цільовою аудиторією підготовленого звіту можуть бути:

• працівники, волонтери та члени організації;
• засновники і члени правління (наглядової ради);
• клієнти організації (фактичні та потенційні);
• донори;
• державні органи та установи;
• дослідники (експерти-науковці);
• партнери (фактичні та потенційні);
• інші НУО;
• фахівці, які потенційно зацікавлені працювати у Вашій організації;
• засоби масової інформації;
• широка громадськість.

Які етапи підготовки публічного звіту? 

Важливо зазначити, що форма публічного звіту не є законодавчо встановленою. Таким чином, громадські організації вільні у виборі форми та структури звіту. В рамках консультації, узагальнили кращу практику та надаємо практичні поради щодо алгоритму підготовки публічного звіту:

• Створіть робочу групу, визначте відповідальних членів команди, які будуть готувати звіт. Оберіть мови, на яких звіт буде опубліковано. Окрім української, рекомендуємо включати і англійську з метою залучення міжнародних партнерів та донорів.

• Визначте мету підготовки звіту та основні підходи до його підготовки. Оберіть формат (звіт буде друкований, або ж його оприлюднять на офіційному сайті громадського об’єднання) та розробіть структуру майбутнього звіту.

• Підготуйте інформацію. Обов’язково розкажіть про вашу організацію: хто ви, чим займаєтеся, персоналії вашої команди, географію діяльності. Вкажіть ключові результати та досягнення за минулий рік. Не завадить включити розділ щодо фінансової звітності у розрізі загальних прибутків та витрат громадської організації за рік.

• Оформіть звіт та надрукуйте/оприлюдніть його. Після цього можна зібрати коментарі громадськості, донорів, партнерів з метою отримання зворотного зв’язку щодо звіту.

Для наочного прикладу можете ознайомитися з річними публічними звітами Одеської обласної організації ВГО «Комітет виборців України».

Для отримання більш детальної інформації з цього та інших правових питань в сфері діяльності неурядових організацій, звертайтесь до ресурсних центрів підтримки місцевих неурядових організацій, громадських ініціатив та волонтерських спільнот:

• Ренійський ресурсний центр, Одеська область (працює на базі громадської організації «Регіональний аналітичний центр»): Марія Пісковець, 0689213861, mpiskovec64@gmail.com
• Вознесенський ресурсний центр, Миколаївська область (працює на базі громадської організації «Агентство економічного розвитку»): Вікторія Савчук, 0665043006, savchuk@aer.net.ua
• Білозерський ресурсний центр, Херсонська область (працює на базі громадської організації «Білозерський центр регіонального розвитку»): Катерина Оксенюк, 0950874860,  bilozerka.center@gmail.com

*   *   *

Регіональні ресурсні центри для підтримки місцевих неурядових організацій, громадських ініціатив та волонтерських спільнот створені та працюють як інституційні осередки розбудови неурядового сектору та підтримки соціальної згуртованості на місцевому та регіональному рівні, в рамках партнерської ініціативи «Підтримка неурядового сектору Півдня України задля відновлення громад та регіону», яка впроваджується Одеською обласною організацією ВГО «Комітет виборців України».